مستندسازی فرآیند

مستندسازی فرآیند را می‌توان پایه‌ای‌ترین مستند راهبردی سازمان دانست. مستندسازی فرآیند را نباید به ضبط و توصیف الگوهای عملی اجرای امور سازمان فروکاست. مستندسازی فرآیند اگر به صورت صحیحی انجام پذیرد؛ در واقع زبان و چارچوبی برای تجزیه و تحلیل کلیه فعالیت‌های سازمان، به مثابه یک سیستم، فراهم می‌کند.

تمرکز اصلی مستندسازی فرآیند در وهله اول، تعیین «فضای حالت» مورد استفاده برای توصیف منابع/ورودی‌ها، عملگرها و خروجی‌های سازمان، بعنوان یک سیستم، است. ترکیب تعیین فضای حالت با تعیین ساختار گردش کار، منطق سیستماتیک فرآیندهای سازمان را روشن می‌کند.

این منطق فراهم‌کننده چارچوبی است که بر اساس آن داده‌های کارکردی سیستم ضبط و در قالب اطلاعات عملکردی و تجزیه و تحلیل ارزش، تفسیر می‌شوند تا بر اساس این تفسیر، تصویر مصرح و روشنی از ساختار و ماهیت دارایی‌های کلیدی سیستم، بویژه دارایی‌های نامشهود مبتنی بر دانش و اطلاعات حاصل شود.

مستندسازی فرآیند با ضبط و توصیف فعالیت‌های اصلی گردش‌کارهای سازمان آغاز می‌شود و در ادامه این توصیفات با اتکا به تئوریهای سازماندهی صنعتی تجرید می‌شوند تا بتوان از آن برای یک مدلسازی استاندارد استفاده کرد.

از آنجا که تمام سیستم‌های اطلاعات مدیریت، در خدمت تامین سیگنالهای مورد نیاز در خطوط اطلاعات و فرمان فرآیند هستند و همچنین تمام سیستم‌های زیرساختی مدیریت همچون مدیریت عملکرد، مدیریت دانش، مدیریت منابع انسانی، مدیریت کیفیت، مدیریت ریسک و … در واقع در لایه‌های گوناگونی، دارایی‌های کلیدی سیستم و روابط ذینفعان با این دارایی‌ها را مدیریت می‌کنند؛ مستندسازی فرآیند در واقع زیربنایی برای پیاده‌سازی و بهینه‌سازی مستمر تمام سیستم‌های زیرساختی مدیریت و سیستم‌های اطلاعات مدیریت سازمان است.

یکپارچگی مفهومی ایجاد شده میان سیستم‌های اطلاعات مدیریت بر محور مستندسازی فرآیند، با رویکرد تحلیل سیستمی، یکی از مهم‌ترین بسترهای مفهومی توسعه مدیریت مبتنی بر داده در سازمان است.

درک عمیقی که این الگوی مستندسازی از ماهیت و ساختار دارایی‌های سازمان، بویژه دارایی‌های نامشهود، فراهم می‌کند و امکانات تازه‌ای که برای مدیریت این دارایی‌ها پیش رو سازمان قرار می‌دهد یکی از مهم‌ترین ارکان زیربنایی اجرای پروژه تحول دیجیتال در سازمان محسوب می‌شود.

درکی که این چارچوب مستندسازی از تجزیه و تحلیل ارزش و همچنین ساختار دارایی‌های سازمان ارائه می‌کند؛ زمینه‌ساز افزایش عمق و دقت تحلیل‌های راهبردی است.